Hantera Notiser

På startsidan visas notiser på alla tider som avviker från schemalagda pass, beroende på vad du har ställt in för riktlinjer om detta under företagsinställningarna. Vi rekommenderar er att attestera notiserna kontinuerligt då de alltid måste vara godkända för aktuell löneperiod innan lönekörning. 

Olika typer av notiser och hur du attesterar dem

De flesta notiser hanteras på samma sätt, genom att klicka på notisen, göra de önskade ändringarna och sedan klicka  Spara. De notiser som skiljer sig från övriga är Utebliven instämpling, Ny registrering och Arbete utan anställning. När notisen är godkänd försvinner den från startsidan och du återfinner all historik under Tider.

Ny registrering

Notisen om ny registrering visas då en person som inte finns inlagd sedan tidigare registrerar sig som ny personal via stämpelklockan. Personen får då ett välkomstmail där hen blir ombedd att ställa in ett lösenord samt fylla i kontaktuppgifter samt bankkontonummer för löneutbetalning. När personen gjort detta visas en grön bricka med texten Uppgifter ifyllda och det som kvarstår är att du lägger till korrekta anställningsuppgifter. Du kan registrera in personen även innan hen själv har loggat in, men observera att du då själv måste fylla i kontakt- och bankuppgifter för personen.

Saknar bankkonto

Om ni vid registrering av ny personal har gjort valet att den anställde själv får fylla i sitt kontonummer men denne då uppgett att hen saknar svenskt bankkontonummer visas notisen Saknar bankkonto. För att godkänna notisen behöver du då välja ett annat utbetalningssätt. Du kan läsa mer om de olika valen i vår artikel Registrera ny personal.

Utebliven instämpling 

Denna notis visas om en anställd har varit schemalagd men ingen instämpling finns registrerad. Om den anställde varit sjuk eller av annan anledning inte kunnat arbeta ska frånvaro registreras. Har personen endast glömt att stämpla in på passet, men arbetat, ska du efterregistrera arbetspasset för att den arbetade tiden ska registreras. Har personen där emot exempelvis bytt bort sitt pass kan du ta bort notisen, då registreras varken frånvaro eller arbetad tid.

Arbete utan anställning

Om en person som tidigare varit anställd kommer tillbaka och stämplar efter avslutad anställning skapas notisen  Arbete utan anställning. För att godkänna denna notis klickar du på den och hamnar då direkt på personens personalkort och kan där i från lägga till den nya, aktuella anställningen. 

Tidig/ Sen instämpling, Tidig/ Sen utstämpling och Bortglömd utstämpling

Notiser om Tidig- och/eller sen in- och utstämpling samt bortglömd utstämpling hanteras på samma sätt. Genom att du klickar på notisen visas en ny ruta med detaljer om den stämplade tiden samt den schemalagda tiden. Här kan du direkt välja att använda den instämplade eller schemalagda tiden via valen högst upp i rutan. Klockslagen i rutorna för arbetad tid uppdateras då direkt, och det är dessa tider som blir gällande för löneberäkningen. Observera att du måste klicka på Spara för att tiderna ska sparas och notisen försvinna från startsidan.

Icke schemalagt arbete

Denna notis visas om en anställd har stämplat utan ett planerat schema. Klicka på notisen för att godkänna eller stryka (makulera) tiden.

Rast

Notis för rast visas när ni schemalägger en rasttid men den anställda stämplar in efter eller stämplar ut före den schemalagda rasttiden. Klicka på notisen för att ändra tiden för rast eller för att ta bort den. 

Passbyte

När en anställd har skickat en förfrågan att byta pass visas detta som en notis på startsidan för dig som chef. Du godkänner eller nekar bytet, och du har möjlighet att bocka i om en notifikation ska skickas till de som berörs av passbytet. När du godkänner ett passbyte uppdateras schemat direkt för de anställda. Du aktiverar möjligheten till passbyte under företagsinställningarna. 

Utgående anställning

Notisen för utgående anställning visas 3 veckor innan slutdatum. Om personen till exempel varit inlagd på en provanställning ska denna ändras till en tillsvidareanställning. Klickar du på denna notis hamnar du direkt på personens personalkort och kan där i från lägga till den aktuella anställningen alt. ändra provanställningen till en tillsvidareanställning. Om personen ska sluta och ingen kommande anställning ska registreras kan du bortse från notisen- den kommer försvinna då slutdatumet har passerat.

Anpassa vilka notiser du vill se

Du kan välja vilka notiser du vill ska visas på startsidan genom att gå till Inställningar och klicka dig vidare till Notiser. Där kan du dels ställa in tidsramen för tex tidig instämpling eller sen hemgång, eller välja att helt stänga av en viss notis. I vår artikel Smart Hantering kan du läsa mer om dessa inställningar.

Filtrera notiser

Du kan filtrera notiser för en viss personalgrupp, kostnadsställe eller arbetsplats direkt på startsidan om du inte vill få samtliga notiser under samma datum direkt. Klicka då på Visa alla till höger om rubriken och klicka för de kostnadsställen och personalgrupper du vill ska visas i listan. Observera att alla notiser för samtliga kostnadsställen och personalgrupper måste vara godkända för aktuell löneperiod innan löner kan godkännas.

Har du övriga frågor eller funderingar kring hanteringen av notiser är du varmt välkommen att kontakta vår support på telefon 010- 150 15 00 eller via mail på support@personalkollen.se