Bokföring

Bokföringsunderlaget genereras automatiskt efter låst löneperiod och följer en standardkontoplan. Du kan ändra kontoplanen, skapa fördelningsregler samt skapa resultatenheter under Företagsinställningarna.

Observera att det endast är bruttolöner samt arbetsgivaravgifter som går att dela upp per kostnadsställe där stämpling har skett. Övrig uppdelning som sker per arbetsplats baseras på personens hemmahörande personalgrupp och vilken arbetsplats gruppen är kopplad mot.

Introduktionsfilm

Inställningar

För att dela upp samma typ av kostnad men på olika konton skapar du s.k. regler för kontot. En regel kan innehålla ett eller flera filter. Dessa filter fångar upp en viss typ av egenskaper och bokföringen delas upp beroende på filter. Observera att samtliga filter i en regel måste passa in för att en post ska styras rätt. De egenskaper som inte matchar en regel till fullo hamnar mot sista raden. 

Det är viktigt att tänka på att reglerna läses av uppifrån och ned. Ordning på reglerna har alltså stor betydelse! 

För att göra ändringar för ett konto klickar du på pennan bredvid kontobeskrivningen. 

Om du endast vill ändra det förvalda kontot i kontoplanen anger du det i rutan för kontonummer och väljer  Spara. 

För att skapa regler och filter följer du samma steg som ovan men väljer  Lägg till regel längst ner till vänster.

Nedan visar vi upplägg på några vanliga konteringsuppdelningar i bokföringen.

Fördela bokföringen efter Arbetsplatser

I det här exemplet har vi valt att dela upp kostnaderna för  lön baserat på vilken arbetsplats personalen har arbetat på. Det har ingen betydelse i vilken ordning vi lägger upp reglerna i det här fallet då reglerna är av samma typ. Viktigt för att denna uppsättning ska bli korrekt är att ni har kopplat samman era Kostnadsställen samt Personalgrupper mot vardera Arbetsplats.  Kostnaderna hamnar mot konto 7010 i alla regler med delas upp mot de olika resultatenheter som kopplats till vardera regel.

Fördela arbetsgivaravgifter per procentsats

Du kan även fördela fler bokföringskonton utefter Arbetsgivaravgifter. Lägg till en regel för varje procent du önskar lägga mot ett eget konto. Om du inte skapar regler för alla procentsatser så hamnar de som saknar regel mot standardkontot 7510 (raden längst ner).

Filtrera bokföringen på individnivå

Det är också möjligt att göra individanpassade inställningar i bokföringen. I exemplet nedan har vi valt att gruppera bokföringen om semesterlön mot avtalstyp Tjänsteman, Arbetare och Företagsledare. Men med en separat regel för en anställd som tillhör gruppen Tjänsteman, som istället ska hamna mot 7213 som avser Företagsledare. Viktigt i det här upplägget är att den personspecifika regeln ligger högst upp för att de inte ska "fastna" mot kontot för deras tillhörande Avtalstyp. Om regeln hamnar i fel ordning kan du enkelt använda funktionen Drag och släpp för att flytta den dit du vill. 

Resultatenheter

Du kan även koppla resultatenheter till respektive konto. För att göra det klickar du på   Resultatenheter högst upp på sidan och lägger till de resultatenheter du vill kunna koppla de olika kontona mot. Under Konton kan du också ändra beskrivning för varje konto, det är denna beskrivning som sedan visas i bokföringsunderlaget. 

Utökat bokföringsunderlag

När du tar ut ett bokföringsunderlag efter låst löneperiod visas totalsumman för samtliga bokföringskonton. För att se vilka poster som ingår på varje konto kan du klicka på kontot och ser då utökad information. Du kan även välja om du vill att vissa konton ska exporteras per transaktion i SIE-filen. För att aktivera detta går du in på Konton och kryssar i Utökat underlag i SIE-filen vid berört konto.

Vid frågor kring bokföringen är du välkommen att kontakta oss på telefon 010- 150 15 00 eller skicka ett mail till support@personalkollen.se