Drickshantering i Personalkollen

Om personalen är delaktig i hur fördelning av dricks ska se ut kan ni använda er av vår drickshantering. Systemet genererar underlag till bokföringen och personalen kan följa sina dricksutbetalningar via appen eller webbinlogget.

Då dricks är en skattepliktig inkomst av tjänst är det den anställdes egna ansvar att ta upp detta i sin inkomstdeklaration.

Om du som arbetsgivare bestämmer hur fördelningen ska göras har du skyldighet att betala arbetsgivaravgifter på drickssumman och ta upp detta i arbetsgivardeklarationen. I detta fall kan du inte använda vår drickshantering utan behöver addera personalens dricks på lönebeskeden.

Mer information och rättslig vägledning hittar du på Skatteverkets hemsida.

Introduktionsfilm

Drickshantering

Innan du kan skapa en dricksperiod behöver du sätta upp de fördelningsregler ni har för dricksen på ert företag. Du behöver också skapa en dricksperiod samt välja utbetalningsdag för perioden. I denna artikel kan du läsa om hur du:

Sätter upp fördelningsregler
Skapar en dricksperiod
Justerar inlästa drickssummor eller manuellt registrerar dem
Låser en dricksperiod och tar ut utbetalningslista samt bokföringsunderlag

Så sätter du upp fördelningsregler

Börja med att klicka på knappen för Fördelningsregler. Om ditt företag har flera arbetsplatser kommer du få ange fördelningsregler för varje arbetsplats. När du skapar fördelningsreglerna anger du hur dricksen ska fördelas utifrån försäljningsställen, kassor, kategorier eller kassanycklar. Du anger även tidsperiod samt hur stor del av dricksen som ska fördelas över arbete utfört på era olika kostnadsställena.

Det finns fem inställningar för fördelningssätt i systemet.

Manuell fördelning (Se rubrik Justera dricksbelopp per person nedan)
Dela jämnt
Per arbetad timma
Hel & Halv
Personlig dricks obs. det krävs kassakoppling för denna inställning och att er kassaleverantör skickar information om personalens kassanycklar.

Fördela dricksen jämnt

I detta exempel delas all dricks för dagen jämnt mellan alla som arbetat. 100 procent av inkommen dricks delas lika på alla kostnadsställen.

Om det inkom totalt 2000kr dricks för dagen och 8 personer har arbetat får de 250 kr var.

Fördela dricksen per arbetad timme I följande exempel delas dricksen upp på lunch och middag. Den dricks som inkom mellan 10:00-17:00 fördelas per arbetad timme till dem som arbetat mellan 09:00-17:00. Dricksen som inkom mellan 17:00-03:00 fördelas per arbetad timme för dem som arbetade mellan 17:00-04:00.

Fördela dricksen utifrån hel- och halvor

Du kan också fördela dricksen på Hel & halv -del. I följande exempel delas all inkommen dricks för dagen till Servis en Hel och Kök en Halv.

Personlig dricks

De flesta kassaleverantörer med möjlighet att läsa över försäljning och dricks har också stöd för så kallad Personlig dricks. Varje anställd har en egen kassanyckel/eget inlogg som försäljningen kopplas mot och informationen skickas med till oss vid överläsning. Önskar du att de anställda ska ta del av hela eller delar av den inslagna dricksen via kassanyckeln så ställer ni in andelen under Fördelningsreglerna.

I exemplet nedan har vi angett att 50 procent av dricksen från ett kvitto ska tilldelas den person som mottagit betalningen. Övriga 50 procent av dricksen fördelas enligt uppdelningen per Kostnadsställen.

För att koppla en kassanyckel till rätt person i systemet så klickar du på Ändra - Koppla kassanycklar när du är inne på en dricksperiod. Systemet kommer ihåg kopplingen till kommande perioder och du behöver inte göra detta mer än en gång per anställd.

En kassanyckel kan också kopplas som Ej personlig. Detta är användbart om personalen använder samma nyckel men på olika avdelningar. Dricksen som kommer in via dessa nycklar fördelas inte personligen utan summan fördelas utifrån era övriga fördelningsregler baserat på kostnadsställena.

Så skapar du en dricksperiod

För att skapa en ny dricksperiod går du till ikonen Dricks. Klicka på Skapa ny dricksperiod. Här får du ange start- och slutdatum för perioden du vill stämma av samt ange utbetalningsdatum. Klicka sedan på Skapa. Observera att du behöver skapa en dricksperiod per arbetsplats.

Justera eller lägg till dricksbelopp för en dag

Om dricksen läses in i Personalkollen automatiskt via kassakoppling så kommer summorna visas dag för dag när du öppnar upp din dricksperiod. Om du önskar göra justeringar i det inlästa beloppet klickar du på pennan till höger och fyller i justeringsbeloppet. Har ni inte automatiskt inläsning av dricksen är det här ni anger dagens totala dricksbelopp.

Justera dricksbelopp per person

För att inkludera dricks till en person som inte automatiskt tilldelats någon, eller om du vill justera dricksbeloppet för en specifik person av andra skäl, klickar du på Personal när du har öppnat den önskade dricksperioden.. Här visas alla personer som automatiskt har fått en drickssumma uppräknad. Om du kryssar i Visa all personal kommer även de utan automatiskt fördelad dricks visas i listan och du kan manuellt fördela drickssumman till de anställda.

Att låsa en dricksperiod

När du har stämt av att inkomna och utgående drickssummor stämmer med varandra klickar du på Lås denna dricksperiod. Det är då information om dricksutbetalningen mailas ut till alla som fått del av dricksen. När perioden är låst kan du ta ut en utbetalningslista och bokföringsunderlag via knappen Underlag.

Innan du låser en period är det viktigt att:

Alla pass som ska ingår i dricksfördelningen tillhör ett kostnadsställe
Du stämt av ingående drickssummor i kassan med utgående drickssummor i Personalkollen

Chefsrättigheter för drickshantering

För att tilldela en anställd rättigheter över drickshanteringen ställer du in detta på personalkortet via fliken Personal. Klicka upp den person du vill göra ändringen på och välj Ändra personuppgifter. Under rubriken Chefsrättigheter väljer du sedan Fördela dricks. Du kan läsa mer om chefsrättigheter här.