Att schemalägga
Innan du kan börja schemalägga är det viktigt att skapa grundpassen för er verksamhet. Du kan läsa mer om detta i vår artikel Så fungerar grundpass. Har du fler konton i Personalkollen kan du koppla samman dem för att undvika dubbel schemaläggning. Kontakta vår support om du vill aktivera funktionen.
Introduktionsfilm
Att schemalägga personal
I schemat finns det tre olika vyer. För att byta mellan de olika vyerna klickar du på knappen Schemavy uppe till höger. Du kan välja att tillämpa personer eller pass i dags- eller timvy.
Håll muspekaren över den dagen och det pass du önskar schemalägga, klicka sedan på plustecknet. Beroende på vilken vy du arbetar i kan du välja vilket pass en person ska tillsättas på eller vilken person som ska tillsättas på ett pass. Du har möjlighet att korrigera tiden för grundpasset samt lägga till passbeskrivning eller notifiering innan du klickar på schemalägg.
De anställda kan via appen eller via sitt webbinlogg ange tillgänglighet för schemaläggning. De valen visas i schemaläggningsvyn Personer. Observera att detta endast är önskemål från de anställda, du kan schemalägga en person även om denne har angett sig som Ej tillgänglig.
Att schemalägga i vyn Pass
I följande exempel ska vi schemalägga en anställd på passet "Disk" och arbetar i vyn för Pass. Klicka på plusset för den dag och pass som du önskar schemalägga och sök fram den anställda som ska tillsättas. Klicka i rutan Publicera om passet ska publiceras direkt. Klickar du inte i rutan så sparas passet opublicerat och visas inte för personalen.
Att schemalägga i vyn Personer
I följande exempel önskar vi schemalägga Elisabet på passet "Disk" och arbetar i vyn för Personer. Klicka på plusset för den dag du önskar schemalägga Elisabet och sök fram passet. Klicka i rutan Publicera om passet ska publiceras direkt. Klickar du inte i rutan så sparas passet opublicerat och visas inte för personalen.
Drag and Drop
Du kan även dra och släppa ett redan schemalagt pass mellan olika personer eller grundpass i schemat. Det fungerar även för att kopiera ett pass och dra det till en eller flera dagar samma vecka. Ta tag i passet och dra det till en annan person eller för att flytta personen till ett annat pass. Om du håller i passet samtidigt som du trycker på Option / Alt så skapas en kopia.
Sammanhängande pass
Om du schemalägger flera pass direkt efter varandra så sker övergången mellan passen automatiskt. Den anställda stämplar endast in på sitt första pass och ut efter det sista. De sammanhängande passen kommer att visas i stämpelklockan för den anställda vid instämpling samt för chefen i personalinlogget. För att övergången mellan sammanhängande pass ska ske automatiskt behöver passen ligga direkt efter varandra. Första passet behöver ha samma sluttid som det andra passets starttid.
Under Rapporterad tid och i personalliggaren skapas alla sammanhängande pass vid instämpling på det första passet och i rapporten till Skatteverket visas de löpande vart efter de olika klockslagen passerar. Observera att de sammanhängande passen behöver tillhöra samma arbetsplats för att detta ska fungera. Om en anställd schemaläggs på pass tillhörande olika arbetsplatser krävs det in- och utstämpling på varje pass.
