Visbook

Integrationen mellan Visbook och Personalkollen gör det möjligt att automatiskt hämta försäljningsdata. Genom att integrera systemen får du ett kraftfullt verktyg för att kunna följa upp dina personalkostnader mot faktiska intäkter i realtid, dag för dag och avdelning för avdelning.

Observera att integrationen är envägs – den hämtar enbart försäljningsdata från Visbook och importerar den till Personalkollen.

Hur försäljning och bokningar hanteras

För att dina nyckeltal och din personalplanering ska bli så exakt som möjligt, hanterar integrationen datan från Visbook enligt följande logik:

Endast realiserade intäkter: Integrationen hämtar endast in bokningar som har fått status "Betald" eller "Fakturerad" i Visbook. Bokningar som enbart har status "Bokad" exkluderas. Vi kollar på att eventuellt även ta med de som är bokade, men ej betalda.
Fördelning av längre vistelser över flera dagar: När en gäst bokar en längre vistelse klumpas inte hela intäkten ihop på in- eller utcheckningsdagen. Istället delar integrationen automatiskt upp och fördelar pengarna över de specifika dagar som vistelsen pågår. På så sätt matchar intäkterna den dagliga personalplaneringen och ger en rättvisande bild av personalkostnaden per dag.

Följ upp avdelningar med "Departments"

Visbook är uppbyggt för att kunna hantera hela verksamheter (exempelvis ett hotell med tillhörande restaurang och spa). I Visbook hanteras dessa olika delar som så kallade Departments (avdelningar/varugrupper).

Vill du kunna dela upp försäljningen hos oss i olika försäljningsställen, kan du med fördel använda dig av dessa Departments.

Varför är detta bra? Genom att koppla ett specifikt Department i Visbook (t.ex. Logi, Restaurang, Bar eller Kiosk) till ett motsvarande försäljningsställe i Personalkollen, kan du bryta ner din försäljning. Det gör att du kan se exakt hur stor personalkostnad restaurangen har i förhållande till restaurangens försäljning, separat från hotellverksamheten.

Läs mer om departments i Visbook här

Aktivera integrationen

För att integrationen ska gå att aktivera behöver du ett användarnamn, lösenord och ett företags-id till Visbook. Företags-id:t tillhandahålls av Visbooks support.

Gör så här:

Gå till Integrationer > Kassakopplingar > Ny integration i Personalkollen.
Välj Visbook i listan över tillgängliga system.
Fyll i de inloggningsuppgifter (användarnamn, lösenord och företags-id) du fått eller skapat.
(Valfritt) Mappa upp dina Departments från Visbook mot rätt försäljningsställe i Personalkollen (under försäljningsställen).

Rekommendation gällande användarkonto: Vi rekommenderar starkt att du skapar ett specifikt användarkonto i Visbook som är dedikerat för denna integration, och att detta konto enbart har läsrättigheter.

Bra att veta

När integrationen startas igång för första gången ska historisk data hämtas in. Beroende på hur mycket data som finns kan den första synkroniseringen ta upp till flera timmar att slutföra. Därefter sker uppdateringarna löpande.