Analysverktyget vs din bokföring

Varför analysverktyget inte ska jämföras med din bokföring

Det är lätt att frestas att ställa analysverktygets siffror mot den faktiska bokföringen för att se om de stämmer överens. Men att jämföra dessa två går inte — de har två helt olika syften, byggs på olika datakällor och mäter verksamheten i olika tidslinjer.

Bokföringen är företagets officiella, juridiska facit över faktiska transaktioner och kostnader, medan analysen är ett operativt styrmedel i realtid för att optimera bemanning, lönsamhet och nyckeltal per arbetad timme.

Skillnaderna mellan analysen och bokföringen förklaras enklast genom följande punkter:

1. Olika syften

• Analysen: Är utformad för att ge dig snabba, dagliga beslutsunderlag. Den svarar på frågor som: Hade vi rätt bemanning i förhållande till dagens försäljning? och Vad blev vår personalkostnad per arbetad timme igår?
• Bokföringen: Är retroaktiv och styrs av lagar, periodiseringar och faktiska utbetalningar. Den svarar på var företaget står finansiellt över hela månader eller år.

2. Beräkning av personalkostnad

• Analysen: Personalkostnaden beräknas dynamiskt utifrån stämplade timmar multiplicerat med den anställdes timlön, inklusive påslag för semesterersättning, OB, Fora och sociala avgifter.
• Bokföringen: Innehåller faktiska lönekörningar, justeringar för sjuklön/sjukåterbäring från Försäkringskassan, exakta pensionsinbetalningar, slutlöner, flexskulder och periodiserade semesterskulder som kan variera kraftigt från månad till månad.

3. Schabloner vs. Exakta kronor (Varu- och fasta kostnader)

• Analysen: Använder en fast procentsats för varukostnad samt slår ut fasta kostnader (hyra, el, bredband) jämnt över alla dagar med försäljning. Detta görs för att ge en uppskattad marginalbild per dag.
• Bokföringen: Registrerar faktiska leverantörsfakturor och inventeringar. Om du köper in hela månadens lager den 1:a syns det i bokföringen då, medan analysen fördelar den teoretiska varukostnaden i direkt relation till vad du faktiskt säljer varje enskild dag.

4. Tidsaspekt och periodisering

• Analysen: Arbetar i nuet (eller framtiden i prognosvy) och kopplar kostnaden direkt till den dag då timmarna arbetades eller försäljningen skedde.
• Bokföringen: Påverkas av när fakturor anländer, när löner utbetalas och när periodiseringar görs vid månadsskiften.

Jämförelsetabell

Sammanfattning

Använd bokföringen för att följa upp ditt slutgiltiga resultat, betala skatter och utvärdera företagets finansiella hälsa på sikt.

Använd analysen som din dagliga kompass för att styra timmar, schemaläggning och försäljning per arbetad timme. Analysen behöver inte stämma på kronan med bokföringen. Dess uppgift är istället att visa din effektivitet och dina trender i realtid.