Beräkningsperioder och schemaläggning

Beräkningsperioder gör det enkelt för dig att hålla koll på att de anställda arbetar korrekt antal timmar utifrån sitt anställningsavtal. Systemet utgår ifrån Visita/HRF- och Visita/Unionens kollektivavtal. För att tillämpa detta behöver du börja med att sätta upp de olika beräkningsperioderna på ert konto. Personalkollen sköter sedan avräkningen av periodens timmar och reglerar över- eller underskjutande tid på lönen.

Så skapar du beräkningsperioder

För att sätta upp de beräkningsperioder ni tillämpar går du till Inställningar - Schema och tider - Beräkningsperioder. Klicka sedan på Lägg till Beräkningsperiod. Här väljer du antal veckor som en beräkningsperiod ska ha, samt när den första perioden ska börja. Du behöver inte ange ett slutdatum på perioden, de fortlöper per automatik med det angivna intervallet.

När du skapat de olika beräkningsperioderna behöver du göra dessa aktiva på de anställda som ska följa respektive period. Denna ändring gör du på personalkortet via fliken Personal - Anställningar.

Att schemalägga med beräkningsperioder

I schemaläggningsvyn Personer ser du hur många timmar som har nyttjats i beräkningsperioden. För att se detaljer klickar du på personens namn längst ut till vänster. Här visas dels mellan vilka datum aktuell beräkningsperiod sträcker sig, men också förbrukad (schemalagd, stämplad samt registrerad frånvarande tid) och återstående tid i perioden. Raden längst ner visar hur mycket tid du har kvar att förlägga till mertid och/eller övertid. Klickar du på den blå gubben till höger om profilbilden kommer du direkt till den anställdes personalkort.

Via pennan till höger om Förbrukad tid kan du manuellt justera det förbrukade timantalet. Detta kan vara användbart om du byter till Personalkollen under en pågående beräkningsperiod.

Förbrukad tid: Avser totalt förbrukad tid i perioden.
Schema: Avser antalet schemalagda timmar i perioden.
Rapporterad tid: Avser antalet stämplade timmar i perioden.
Frånvaro: Avser antalet registrerade frånvarotimmar i perioden.
Återstående tid: Avser antalet timmar som återstår att schemalägga i perioden.

Avstämning av beräkningsperiod på lön

När en beräkningsperiod har passerat regleras över- eller underskjutande tid automatiskt på lönen för varje anställd. Om en anställd med timlön vid beräkningsperiodens slut har underskjutande tid betalas en lön ut för ej nyttjad tid, så den anställa får betalt enligt anställningsgraden. För en anställd med fast månadslön nollas eventuell underskjutande tid utan att påverka lönen. Vid överskjutande tid betalas en ersättning ut för mer- eller övertid.

Generella regler gällande beräkningsperioder och schemaläggning

För anställda med fast månadslön och en minsta tjänstgöringsgrad om 70 procent får en beräkningsperiod på max 26 veckor tillämpas. Vid lägre tjänstgöringsgrad gäller beräkningsperiod om max 16 veckor.
För anställda med timlön får en beräkningsperiod om max 8 veckor tillämpas.
Vid avtalad årsarbetstid får en beräkningsperiod om 12 månader tillämpas.
För tjänstemän tillämpas normalt 8 veckors beräkningsperiod, men 16 veckor kan tillämpas för tjänstemän som arbetar i drift.
Byte av arbetstid och/eller arbetspass bör ske inom samma beräkningsperiod.

Generella regler gällande övertid och mertid

Övertid och mertid får uppgå till max 48 timmar på en 4-veckorsperiod och max 50 timmar per kalendermånad
Övertid och mertid får uppgå till max 200 timmar per kalenderår, ytterligare 150 timmar om särskilda skäl föreligger.
Övertid får endast beordras till heltidsanställd.

Generella regler gällande dygns- och veckovila (Taget från HRF/Visita och kan skilja sig för HRF/Unionen)

Du får schemalägga max 10 timmar arbetstid per en 24-timmarsperiod, och max tre sådana pass på 2 veckor.
Den anställda måste ha minst 6 timmar uppehåll mellan passen.
Den anställde måste ha minst 11 timmar sammanhängde ledighet per en 24-timmarsperiod.
Minst varannan vecka måste den anställda ha två dagars sammanhängande ledighet förlagd över en helg; fredag-lördag, lördag-söndag eller söndag-måndag.
Den anställde måste ha minst 36 timmar sammanhängande ledighet under en 7-dagars period.

Tillämpad beräkningsperiod visas för den anställda på schemat via personalinlogget i appen eller webben, personalkollen.se

Är du intresserad av att se hur Personalkollen kan fungera för din verksamhet? Boka en demo eller läs mer på vår hemsida!