Registrera Frånvaro

All typ av frånvaro ska registreras i Personalkollen. Detta för att löneberäkningar, arbetsgivarintyg, tidssummering, timbanksavstämning, semesterlöneskuld och andra uppgifter ska summeras korrekt. Vid registreringen är det viktigt att ha den anställdas tjänstgöringsgrad i åtanke, för att omfattningen ska bli korrekt.

Att registrera frånvaro

När du ska registrera frånvaro klickar du först på Registrera frånvaro. Detta kan du göra via vissa Notiser, Rapporterad tid, i schemat, på lönen eller via personalkortet. Välj sedan vilken typ av frånvaro det är du vill registrera.

När typen av frånvaro har valts så ska du ange den datumperiod som personer är frånvarande. Systemet kommer plocka de timmarna som personen är schemalagd under perioden automatiskt. Finns det inget schema inlagt kan du välja att ange manuellt hur många frånvaro-timmar det ska vara.

Frånvaro i schemat

Den registrerade frånvaron visas endast vid schemaläggning för dig som chef. Bakgrunden ändras till grå och typen av frånvaro står i rutan. Det schemalagda passet behöver inte tas bort när frånvaron har registrerats. För att registrera frånvaron från schemat klickar du på plus-tecknet som när du schemalägger ett nytt grundpass och väljer fliken Registrera frånvaro.

Frånvaro på heltid

Oavsett vilken tjänstgöringsrad en anställd har är det frånvarons omfattning som ska registreras. Nedan följer två olika exempel på hur heltidsfrånvaro ska registreras beroende på om den anställde har en hel- eller deltidstjänst.

Heltidsfrånvaro för heltidsanställd
Lin är anställd på 100 procent och blir sjuk- sjukdomsfrånvaro ska registreras. De 14 första kalenderdagarna får hon sjuklön och där efter får hon endast ett avdrag för frånvaron. Det är därför viktigt att du väljer rätt typ av frånvaro vid registreringen. Vid registreringen visas en föreslagen omfattning utifrån schemat, men du kan själv ändra omfattningen genom att klicka på Ange manuellt. Om en person inte har något schema inlagt behöver du alltid ange omfattningen manuellt. I och med att Lin är anställd på heltid ska måndag-fredag och 8 timmar per dag vara ifyllt. Efter 14 dagars frånvaro behöver du också ange omfattningen på frånvaron i procent. Här ska frånvarons omfattning anges, inte tjänstgöringsgraden.

Heltidsfrånvaro för deltidsanställd
Vid registrering av frånvaro för deltidsanställd är det viktigt att ta den anställdas tjänstgöringsgrad och hur många dagar per vecka som står i anställningsavtalet i beräkning. I detta exempel är Lovisa anställd på 80 procent, 4 dagar per vecka. Hennes veckoarbetstid är alltså 32 timmar fördelat på 4 dagar. Lovisa har tagit semester i tre veckor och frånvaron ska då registreras enligt nedan. Valet Ange manuellt per veckodag ger dig möjlighet att ange samma frånvarande tid för varje återkommande veckodag i perioden.

Deltidsfrånvaro

Vid deltidsfrånvaro, för både hel- och deltidsanställda, är det viktigt att frånvaron motsvarar så mycket den anställda är frånvarande från sin ordinarie tjänst, inte den faktiska anställningsgraden. Nedan följer två exempel på hur deltidsfrånvaro ska registreras på hel- och deltidsanställda.

Deltidsfrånvaro för heltidsanställd
Margareta är anställd på 100 procent och långtidssjukskriven på 50%. De 14 första kalenderdagarna har redan passerat. I frånvaroregistreringen ska då frånvarons omfattning anges, i både timmar och procent. I rutan för omfattning anger du hur stor del av personens tjänst frånvaron avser. I detta fall är det alltså måndag-fredag, 4 timmar per dag och 50% omfattning som ska anges.

Deltidsfrånvaro för deltidsanställd
Mikko är anställd på 50 procent, 4 dagar per vecka. Han är långtidssjukskriven på 50 procent. Hans sjukskrivning omfattar alltså 10 timmar per vecka, resterande tid arbetar han som vanligt. Frånvaroregistreringen skulle då se ut enligt nedan bild.

Översikt av registrerad frånvaro

När du registrerat den frånvaron du vill kan du få en överblick på all frånvaro under fliken Frånvaro på den anställdes personalkort. Klicka på raden för frånvaron för att se vad för typ av frånvaro det gäller. Här kan du också klicka på pennan om du vill ändra något i det som är inlagt. Klicka påkrysset om du vill ta bort hela frånvaroperioden som är registrerad.

Generella regler kring frånvaro

Karensavdraget kan löpa över flera dagar till dess att karensperiodens hela omfattning är uppnådd. Inget nytt karensavdrag ges vid återinsjuknande inom 5 dagar.
Sjuklön från arbetsgivaren gäller de första 14 kalenderdagarna av sjukdomen.
Sjukskrivning är semesterlönegrundande 180 kalenderdagar per år.
Vid semesterfrånvaro längre än 15 dagar ange Semester 15 dagar eller fler från start (även vid obetald semester eller övergång från betalad till obetalad semester under samma period).
All giltig frånvaro påverkar den automatiska timbanksavstämningen
Ange Frånvarande timmar och omfattning korrekt då det påverkar avdrag på lön samt uppgifter till arbetsgivarintyget.

Semester anges från första förväntade arbetsdagen.
Föräldraledighet är semesterlönegrundande de 120 första kalenderdagarna per barn, 180 kalenderdagar för ensamstående.