Introduktion av Personal

I den här artikeln kommer du lära dig hur du hanterar personal och anställningar i din verksamhet. När du läst den här artikeln kommer du ha kunskap om:

  • Hur du lägger till ny personal och anställningar
  • Personalkortet och dess olika funktioner och flikar 
  • Hur du tar ut arbetsgivarintyg och anställningsbevis 
  • Hur du ändrar i anställningsuppgifterna och vad du bör tänka på

Under ikonen Personal visas all personal som har en pågående anställning i verksamheten. För att söka fram en avslutad eller kommande anställning, väljer du något av alternativen i rullgardinen till vänster och söker sedan på personen du vill visa.

Att registrera ny personal

Personal kan registreras på två olika sätt. Personalen registrerar sig själva direkt i stämpelklockan, som du kan se i filmen om stämpelklockan, eller så kan du som chef registrera personalen från grunden via personalfliken. 

För att lägga till en person går du till fliken personal och klickar på Lägg till personal. Fyll i samtliga obligatoriska uppgifter, tänk på att det är viktigt att fylla i korrekt e-post då det är hit inloggningsuppgifter skickas. 

Under valfria personuppgifter kan du ange närmast anhörig, adressuppgifter samt göra anteckningar gällande den anställde som är synliga för alla chefer och visas vid godkännande av löner.

Sedan anger du om personen ifråga ska ha några specifika chefsbehörigheter över kontot.

Här kan du ställa in om personen ska ha utökad behörighet i systemet för exempelvis schemaläggning eller tidsrapportering. Du kan läsa mer om de olika behörigheterna på vår kunskapsbank.

Vidare fyller du i personens löneuppgifter - hur hen ska få sin lön utbetald, om det är via bankkonto eller kontant.

Under Skatt, avdrag & förmåner ställer du in eventuella individanpassade skatteinställningar - om personen exempelvis går enligt en annan skattetabell än vad som är standard för företaget eller vill ha ett stående extra skatteavdrag.

Eventuellt ägarskap, bilförmån, utmätning och SINK fylls även det i här.

Sedan är det dags att lägga upp avtalet personen ska gå enligt. Här väljer du mellan Visita/HRF riksavtalet, Visita/Unionen för tjänstemän eller bemanningsavtal. Observera att ni måste kontakta vår support om ni inte är anslutna till Visita.

Bemanningsavtalet är ett icke-lönegrundande avtal och används framför allt vid inhyrd personal eller personal som av annan anledning inte får lön via Personalkollen.  

Om ni använder er av timbank i er verksamhet kan Personalkollen stämma av denna automatiskt. Du kan då välja att antingen stämma av den mot årsarbetstid (173 timmar per månad), något som måste förhandlas separat med facket för att få tillämpas, eller stämma av timbanken mot antalet arbetsdagar i löneperioden. Timbanken stäms vid andra exemplet av mot antalet dagar i löneperioden som infaller måndag – fredag. Det spelar ingen roll om det är en röd dag eller inte.

Under OB-tillägg aktiverar du de OB-tilläggen som tillämpas i er verksamhet.

Du har även möjlighet att ange kompletterande uppgifter för anställningen, såsom exempelvis anställningsgrupp, tjänstetitel, styrkt yrkesvana eller övriga villkor för anställningen.

Om personen har ett fast lönetillägg per månad, till exempel ett ansvarstillägg utöver ordinarie lön, anger du det under Lönetillägg.

När samtliga uppgifter är ifyllda klickar du på Spara för att fullfölja registreringen av personen, om någon obligatorisk uppgift saknas i formuläret får du ett varningsmeddelande om detta och kan inte fortsätta innan den uppgiften finns registrerad.

Efter att personens anställning är komplett kommer personen visas i personallistan med övrig personal.

Personalkortet

När du klickar på en anställd i personallistan visas dennes personalkort. Här finns samtlig information som rör personen och dess anställning.

Första fliken avser Personuppgifter och här återfinner du personnummer, kontaktuppgifter till den anställde samt eventuella uppgifter till närmast anhörig om personen angett dessa. Om du klickar på knappen Ändra personuppgifter så kommer du åt att göra korrigeringar i personuppgifter, ändra eventuella chefsrättigheter om personen kanske fått utökat ansvar. Du kan även ändra löneuppgifter eller inställningar för personens skatt, avdrag & förmåner.

Nästa flik avser personens ledighets-saldo. Här visas antal semesterdagar, timbank, komptid och eventuella extra ledighetsdagar som personen har att ta ut per den sista låsta löneperioden. Observera att detta endast är en överblick och uttag av ledighet sker genom att registrera frånvaro eller vid lönekörning.

Vidare kan du se all registrerad frånvaro som finns för personen sen anställningens början, här kan du även registrera ny frånvaro, ta bort eller redigera i pågående frånvaro.

Under Anställningar samlas personens samtliga anställningar, samt de ändringar som har gjorts på anställningen sedan personen började arbeta. Det är även här du hittar kompletta anställningsbevis och arbetsgivarintyg utifrån den informationen som finns registrerad i Personalkollen. Innan utskrift har du även möjlighet att göra manuella justeringar i dokumenten.

Det är även här du gör korrigeringar och ändringar i en anställning genom att klicka på Ändra anställning, om personen exempelvis går upp eller ner i tjänstgöringsgrad eller får en löneökning. Kom ihåg att ange från vilket datum ändringen ska vara giltig.

Om personen säger upp sig eller anställningen av annan anledning ska avslutas, klickar du på Ändra anställning och väljer Ange slutdatum, ange det datum som ska vara personens sista anställningsdag och klicka på avsluta anställningen. Om personen har innestående saldon för semester, timbank etc. kommer dessa per automatik betalas ut på den slutlön som genereras vid nästkommande lönekörning.

Sista fliken på personalkortet är Löner, här finns samtliga godkända löner för personen samlade och du kan enkelt spara ner dem som PDF vid behov.

Behöver du fortfarande hjälp? Kontakta oss Kontakta oss