Registrera frånvaro

All typ av frånvaro ska registreras i Personalkollen. Detta för att löneberäkningar, arbetsgivarintyg, tidssummering, timbanksavstämning, semesterlöneskuld och andra uppgifter ska summeras korrekt.


Att registrera frånvaro

När du ska registrera frånvaro klickar du först på  Registrera frånvaro. Detta kan du göra via vissa Notiser, Rapporterad tid, på lönen eller på personalkortet. Välj sedan vilken typ av frånvaro det är du vill registrera. 

Heltidsfrånvaro

I exemplet nedan ska sjukdomsfrånvaro registreras. Klicka på  Lägg till ny frånvaroperiod och välj vilken typ du vill registrera och över vilka datum sjukperioden sträcker sig. Vid Frånvarande timmar visas den totala schemalagda tiden som denna frånvaro kommer att påverka, de första 14 dagarna gäller kalenderdagar, när dessa passerat ska typen Sjukdom- 15 dagar eller fler användas. Klickar du på Ange manuellt kan du ändra till ett annat värde. Om en person inte har något schema inlagt får du ange frånvarande timmar själv genom att klicka på Ange manuellt.

Om den period av sjukdom du vill registrera ska omfattas av karensavdrag så låter du denna ruta vara i bockad. Personalkollen räknar ut hur lång karensperioden är utifrån de anställningsuppgifter som finns inlagda.

Deltidsfrånvaro

I nedan exempel är en person med en anställning om 100% sjukskriven på 50%, frånvaroregistreringen ser då ut enligt nedan exempel. 

Vid Frånvarande timmar ska du ange hur stor del av dagen frånvaron avser. Personen har en arbetstid om 8 timmar/dag på sin anställning, men i och med att sjukskrivningen omfattar 50% är det 4 timmar per dag som anges som frånvarande timmar. Antalet timmar som anges här påverkar bland annat arbetsgivarintyget och timbanks-beräkningen.    

I rutan för Omfattning anges hur stor del av personens tjänst frånvaron avser, i detta fall är det 50% av personens anställning på 100%. Hade personen haft en grundanställning om 50% och var sjukskriven på heltid, hade vi angett 100% omfattning, eftersom då sjukskrivningen hade innefattat 100% av den anställdes tjänst. Omfattningen som anges här påverkar bland annat semesterberäkningen. 

Översikt av registrerad frånvaro

När du registrerat den frånvaron du vill kan du få en överblick på all frånvaro under fliken  Frånvaro på den anställdes personalkort. Klicka på raden för frånvaron för att se vad för typ av frånvaro det gäller. Här kan du också klicka på pennan om du vill ändra något i det som är inlagt. Klicka på krysset om du vill ta bort hela frånvaroperioden som är registrerad

Generella regler kring frånvaro

  • Karensavdraget kan löpa över flera dagar till dess att karensperiodens hela omfattning är uppnådd. Inget nytt karensavdrag ges vid återinsjuknande inom 5 dagar. 
  • Sjuklön från arbetsgivaren gäller de första 14 kalenderdagarna av sjukdomen.
  • Sjukskrivning är semesterlönegrundande 180 kalenderdagar per år.
  • Vid semesterfrånvaro längre än 15 dagar ange Semester 15 dagar eller fler från start (även vid obetald semester eller övergång från betalad till obetalad semester under samma period).
  • All giltig frånvaro påverkar den automatiska timbanksavstämningen
  • Ange Frånvarande timmar och omfattning korrekt då det påverkar avdrag på lön samt uppgifter till arbetsgivarintyget.
  • Semester anges från första förväntade arbetsdagen. 
  • Föräldraledighet är semesterlönegrundande de 120 första kalenderdagarna per barn, 180 kalenderdagar för ensamstående. 

Behöver du fortfarande hjälp? Kontakta oss Kontakta oss