Personalmanual

Inledning

Personalkollen är ett internetbaserat personal- och lönesystem som används av företag inom hotell- och restaurangbranchen för att få en automatiserad helhetslösning för tidsredovisning, löner, schema och ekonomi. För dig som anställd innebär det att du stämplar in på en iPad istället för att skriva in dig i personalliggaren. Du kan också enkelt logga in hemifrån för att se din lönespecifikation, ditt schema, önska pass och ledighet samt se nyheter från din arbetsplats.

Vid registrering får du ett aktiveringsmail med instruktioner för hur du kommer igång.

För att kunna komma åt din personliga sida loggar du in på personalkollen.se och anger ditt personnummer och ditt eget valda lösenord.

Nedan kan du läsa om följande:

Stämpelklockan

Instämpling

När du anländer till arbetsplatsen ska du stämpla in via Personalkollens stämpelklocka. Den finns oftast på en iPad eller i kassan. För att stämpla in fyller du i ditt personnummer och därefter kan du välja hur du vill stämpla in. Följande instämplingar kan förekomma:

Schemalagt arbetspass

Om du stämplar in och är schemalagd, så kan två val dyka upp: “Påbörja pass enligt schemalagd tid” eller “Påbörja pass nu”. Om du stämplar in väldigt nära inpå schemapasset kan endast valet “Påbörja pass enligt schemalagd tid” ibland visas.

“Påbörja pass enligt schemalagd tid” innebär att du stämplar in enligt schemat. “Påbörja pass nu” innebär istället att du påbörjar ditt arbetspass tidigare, enligt den tiden du stämplat in, men du behöver skriva en kommentar varför du stämplar in för tidigt. Denna tidiga instämpling måste sedan godkännas av en chef.

Icke schemalagt arbete

Om du inte är schemalagd kan du fortfarande påbörja ett arbetspass, antingen som gäst (ej lönegrundande arbete) eller ett så kallat icke schemalagt arbete genom att klicka på knappen “Påbörja pass nu (med lön)”. Om du stämplar in utan att ha ett schema måste du skriva en kommentar om varför och en chef måste sedan godkänna ditt arbetspass.

Nyregistrering

Om du inte sen tidigare finns registrerad i Personalkollen får du frågan om att antingen påbörja ett gästpass eller registrera dig som ny användare. För att registrera sig som användare krävs att man fyller i “förnamn”, “efternamn” samt “e-postadress”. Mobiltelefon samt grupp är frivilligt.

Utstämpling

För att stämpla ut när du avslutat ditt arbetspass fyller du återigen in ditt personnummer på stämpelklockan. Om du stämplar ut enligt schemat avslutas ditt arbetspass och en summering av hur mycket du arbetat under perioden visas.

Sen utstämpling

Om du däremot stämplar ut för sent (enligt schemat) kommer du behöva att skriva en kommentar varför och en chef måste sedan godkänna tiden.

Skatteverket

Om Skatteverket kommer på besök och kräver att få se vilka personer som är instämplade (inskrivna) i personalliggaren klickar du på knappen “Visa aktiva pass”. Där visas all personal som för tillfället är instämplade i systemet.

Om Skatteverket kräver en utförligare rapport klickar du sedan på knappen “Utskrift för Skatteverket” och fyller sedan i ditt personnummer samt den datumperiod de ber om. Därefter klickar du på knappen “Skapa rapport” och skriver sedan ut rapporten.

Personalkollen.se

För att kunna komma åt systemet behöver du gå till hemsidan personalkollen.se och sedan fylla i ditt personnummer samt lösenord (väljs via välkomstmejlet). Inne i systemet har du flera ikoner för varje avsnitt: Start, Arbetad tid/lön, Mitt schema, Personalschema och Lediga pass.

Start 

När du loggat in i systemet kommer du till startsidan. Här kan du se de senaste nyheterna som är skickade till dig under “Senaste nytt” samt se dina kommande arbetspass under “Dina kommande pass”.

Om du även vill veta vilka du arbetar tillsammans med under passet, kan du klicka på ett specifikt pass under “Dina kommande pass” och sedan se vilka medarbetare du har.

Arbetad tid/lön

Under ikonen kan du hämta ut lönespecifikationer, se arbetade tider samt skicka meddelanden till den löneansvariga chefen.

Lönespecifikationer

För att hämta ut en lönespecifikation väljer du den period du är intresserad av samt klickar på “Visa lönespecifikation”. Du hämtas lönespecifikationen som en PDF och man får välja ifall man vill spara eller skriva ut den.

Arbetade tider

För att se dina arbetade tider under en period klickar du på “Arbetade tider”. Där finns varje tid som är registrerad på dig och som är lönegrundande. En summering av totala antalet timmar samt OB1 och OB2 finns i tabellen.

Meddelanden

Om du behöver lämna ett meddelande till chefen som ansvarar för lönerna klickar du på knappen “Lämna meddelande”. Här kan du skriva text som sedan visas på din lön när chefen ska godkänna den. Exempel på meddelanden kan vara en förfrågan om att dra extra skatt eller plocka ut några semesterdagar i pengar.

Mitt schema

Under “Mitt schema” kan du på en 4-veckors översikt se ditt egna schema. Passen har en start- och sluttid samt kan innehålla specifik information kring arbetspasset. Du kan även bläddra framåt och bakåt i perioderna samt skriva ut schemat.

Personalschema

Här kan du se dina kollegors schema, antingen personal som finns i samma personalgrupp eller schemat för personalen på hela kontot. Finns ej ikonen kan den ha inaktiveras av administratörer på ert företagskonto.

Lediga pass

Här finns två olika funktioner för dig att kunna antingen önska arbete eller ledighet samt att önska utlagda lediga arbetspass.

Önska arbete eller ledighet

Om du exempelvis inte har ett fast schema utan rörligt kan du enkelt klicka på en dag, en gång för arbete eller två för ledighet, och på så sätt visa för den som schemalägger vilka dagar du önskar arbeta eller vara ledig. Tänk på att det endast är en önskan och att den som schemalägger avgör ifall du får ett arbetspass eller ej där du har önskat.

Lediga arbetspass

Om den som schemalägger vill fråga personalen om de kan tänka sig arbeta ett specifikt pass lägger schemaläggaren ut ett ledigt arbetspass. Det passet visas som ett grått pass under “Lediga pass”. För att önska passet klickar du på den gråa rutan och så registreras din önskan.

Tills att schemaläggaren godkänt eller nekat din önskan om att få arbeta visas statusen “Overifierad”.

Lediga pass kan också skickas ut via SMS, där du får besvara SMS:et med en kod ifall du vill önska arbetspasset.

Om du behöver hjälp

Snabbast hjälp kring frågetecken eller funderingar i systemet får du via telefon 010 - 150 15 00 eller att mejla till support@personalkollen.se. Öppettiderna för supporten är vardagar mellan kl 9-16, med undantag för lunch 12-13.

Behöver du fortfarande hjälp? Kontakta oss Kontakta oss