Personalmanual

Personalkollen är ett internetbaserat personal- och lönesystem som används av företag inom hotell- och restaurangbranchen. För dig som anställd på ett företag som använder sig av Personalkollen innebär det att du stämplar in på en iPad eller via kassadator istället för att skriva in dig i personalliggaren. 

Du får också ett log in så du kan se ditt schema, önska pass och ledighet samt se dina lönespecifikationer. Vid registrering får du ett aktiveringsmail med instruktioner för hur du kommer igång.

För att kunna komma åt din personliga sida loggar du in på personalkollen.se och anger ditt personnummer och ditt eget valda lösenord.

Nedan kan du läsa om följande:

Stämpelklockan

Instämpling

Beroende på om det finns ett planerat schema eller inte samt hur nära inpå schemalagd tid du stämplar in visas lite olika val på stämpelklockan. 

Påbörja pass nu kan visas om du stämplar in tidigare eller senare än planerat schema och du kan behöva lämna en kommentar på stämpelklockan om varför du kommer tidigt eller sent. En sådan instämpling behöver godkännas av din chef. 

Påbörja pass på schemalagd tid visas om du stämplar in tidigare än det planerade schemat men kommer påbörja arbetet på schemalagd tid.

Om du stämplar in utan att ha ett planerat schema kommer även ett alternativ för "Gästpass" visas. Denna typen av instämpling används vid icke lönegrundande tid, tex för praktikanter, lärlingar eller inhyrd personal.

Om du skriver in dig på stämpelklockan första gången och inte finns med i personalregistret tidigare får du  frågan om du vill "påbörja ett gästpass" eller "registrera dig som ny användare". Om du ska registrera dig som ny användare fyller du i efterfrågade uppgifter och får efter det ett aktiveringsmail med inloggningsuppgifter.

Personalkollen.se

För att kunna komma åt systemet behöver du gå till hemsidan personalkollen.se och sedan fylla i ditt personnummer samt lösenord (väljs via välkomstmejlet). Inne i systemet har du flera ikoner för varje avsnitt: Start, Arbetad tid/lön, Mitt schema, Personalschema och Lediga pass.

Start 

När du loggat in i systemet kommer du till startsidan. Här kan du se de senaste nyheterna som är skickade till dig under “Senaste nytt” samt se dina kommande arbetspass under “Dina kommande pass”.

Om du även vill veta vilka du arbetar tillsammans med under passet, kan du klicka på ett specifikt pass under “Dina kommande pass” och sedan se vilka medarbetare du har.

Arbetad tid/lön

Under ikonen kan du hämta ut lönespecifikationer, se arbetade tider samt skicka meddelanden till den löneansvariga chefen.

Lönespecifikationer

För att hämta ut en lönespecifikation väljer du den period du är intresserad av samt klickar på “Visa lönespecifikation”. Du hämtas lönespecifikationen som en PDF och man får välja ifall man vill spara eller skriva ut den.

Arbetade tider

För att se dina arbetade tider under en period klickar du på “Arbetade tider”. Där finns varje tid som är registrerad på dig och som är lönegrundande. En summering av totala antalet timmar samt OB1 och OB2 finns i tabellen.

Meddelanden

Om du behöver lämna ett meddelande till chefen som ansvarar för lönerna klickar du på knappen “Lämna meddelande”. Här kan du skriva text som sedan visas på din lön när chefen ska godkänna den. Exempel på meddelanden kan vara en förfrågan om att dra extra skatt eller plocka ut några semesterdagar i pengar.

Mitt schema

Under “Mitt schema” kan du på en 4-veckors översikt se ditt egna schema. Passen har en start- och sluttid samt kan innehålla specifik information kring arbetspasset. Du kan även bläddra framåt och bakåt i perioderna samt skriva ut schemat.

Personalschema

Här kan du se dina kollegors schema, antingen personal som finns i samma personalgrupp eller schemat för personalen på hela kontot. Finns ej ikonen kan den ha inaktiveras av administratörer på ert företagskonto.

Lediga pass

Här finns två olika funktioner för dig att kunna antingen önska arbete eller ledighet samt att önska utlagda lediga arbetspass.

Önska arbete eller ledighet

Om du exempelvis inte har ett fast schema utan rörligt kan du enkelt klicka på en dag, en gång för arbete eller två för ledighet, och på så sätt visa för den som schemalägger vilka dagar du önskar arbeta eller vara ledig. Tänk på att det endast är en önskan och att den som schemalägger avgör ifall du får ett arbetspass eller ej där du har önskat.

Lediga arbetspass

Om den som schemalägger vill fråga personalen om de kan tänka sig arbeta ett specifikt pass lägger schemaläggaren ut ett ledigt arbetspass. Det passet visas som ett grått pass under “Lediga pass”. För att önska passet klickar du på den gråa rutan och så registreras din önskan.

Tills att schemaläggaren godkänt eller nekat din önskan om att få arbeta visas statusen “Overifierad”.

Lediga pass kan också skickas ut via SMS, där du får besvara SMS:et med en kod ifall du vill önska arbetspasset.

Om du behöver hjälp

Snabbast hjälp kring frågetecken eller funderingar i systemet får du via telefon 010 - 150 15 00 eller att mejla till support@personalkollen.se. Öppettiderna för supporten är vardagar mellan kl 9-16, med undantag för lunch 12-13.

Behöver du fortfarande hjälp? Kontakta oss Kontakta oss