Utbildning

Checklista inför utbildning i Personalkollen.se

Innan din första utbildning i Personalkollen kan du själv färdigställa vissa steg för att bekanta dig med systemet och ställa in generella inställningar som berör ert konto.

Här följer vi inställningarna steg för steg och du hittar även en förklaring för vad varje del innebär. När inställningarna är klara ska även “Kostnadsställen” och “Personalgrupper” läggas till, hur du gör det hittar du längst ner i artikeln.

Företagsuppgifter

Detta är kontaktuppgifterna för företaget. Namnet ska vara bolagsnamnet, eftersom det visas på utskriften för Skatteverket.

Schemainställningar

Schemaveckor
Anger hur långt fram i tiden personalen kan se sitt schema. Du kan alltid schemalägga längre fram i tiden, men personalen kommer inte att se schemalagda tider längre fram än det antal veckor som står angivet.

Visning av schema
Här kan du välja om personalen ska få se endast sitt eget schema, kollegors schema i samma personalgrupp eller kollegors schema för hela kontot. Om man aktiverar schema för kollegor (inom personalgrupp eller hela kontot) så kommer knappen "Personalschema" att visas på personalens egna inlogg.

Brytpunkt
Tiden för brytpunkten anger när Personalkollen ska börja visa en ny dag enligt schemat. Om personal exempelvis börjar arbeta kl 04:30, så ska brytpunkten flyttas till 04:00. Om det istället finns personal som i regel jobbar längre än till 05:00 kan brytpunkten flyttas fram till ex 06:00. Nästa dag i schemat börjar då visas från kl 06.00.

Ekonomi

Här anger du den genomsnittliga varukostnaden för företaget (ligger vanligtvis mellan 30-40%). Under ”Ekonomi” visas varukostnaden i de gröna staplarna.

Instämpling

Kräv orsak
Är rutan förkryssad kommer stämpelklockan kräva en kommentar från personalen när de stämplar avvikande från schemat, exempelvis vid tidig instämpling, sen utstämpling eller icke schemalagt arbete.

Ändringsmeddelande
Anger om systemet ska skicka ett mail till personalen om du i efterhand gör ändringar på en redan rapporterad tid.

Smart hantering

Stämpelklockan håller automatiskt koll på in-/utstämplingar som görs av personalen och varnar ifall något avviker. Här anger du vilka varningar som ska visas under ”Notiser” på startsidan. Intervallerna för ”Tidig instämpling” och ”Sen utstämpling” anpassas i nästa steg, under ”Automatisk tidsjustering”.

Automatisk tidsjustering

Här anger du inom vilka tidsramar stämpelklockan automatiskt ska justera in-/ut-stämplingar. Är exempelvis instämplingen inställd på 10 minuter och en personal är schemalagd kl 12:00-16:00 men stämplar in kl 11:55 så kommer instämplingen registreras för Skatteverket kl 11:55, men tid för lön justeras och börjar räknas from 12:00. Om personen sedan stämplar ut kl 16:05 kommer lönen endast beräknas till 16:00. 

Om personen istället hade stämplat in kl 11:45 (15 minuter innan passet), så kommer personen att få två (2) olika val: 1) “Påbörja pass på schemalagd tid” eller 2) “Påbörja pass nu”. Väljer personen “Påbörja pass nu” så skapas en tidig instämpling och personen måste fylla i en kommentar. Dessa inställningar påverkar inte sena instämplingar eller tidiga utstämplingar, en sådan avvikelse kommer alltid upp under “Notiser”.

Löneuppgifter

Här ställer du in de generella uppgifterna för kontot som rör löner. Under kostavdrag kan du ställa in efter hur många timmar ett automatiskt kostavdrag ska göras. Står detta inställt på exempelvis fyra (4) timmar kommer ett kostavdrag inte göras på de pass som är kortare än fyra (4) timmar. Standard enligt kollektivatalet Visita/HRF är efter fyra (4) timmar. Du kan alltid korrigera antal kostavdrag på en person när du gör lönerna.

Här kan du även ställa in värdet på kostavdrag samt kostförmån. Kostavdraget och kostförmånen följer standard Visita/HRFs uppdelning samt Skatteverkets schablonbelopp. Läs mer här:

https://www.skatteverket.se/privat/skatter/arbeteinkomst/formaner/kost.4.7459477810df5bccdd4800014517.html

Det är också här du ställer in kontots generella skatteinställningar. Om det finns personal som ska gå under annan skattatabell gör du dessa inställningar senare, på personnivå. Utbetalningsdag och bokföringsdag anger vilken dag ni kommer betala ut löner, och vilken dag ni vill att detta ska bokföras.

Stödområde
Tillhör man ett “Stödområde” innebär det att man kan göra avdrag på arbetsgivaravgifter. En lista över stödområden kan du hitta här: 

https://www.skatteverket.se/foretagorganisationer/arbetsgivare/socialavgifter/regionaltstod/stodomraden.4.233f91f71260075abe8800021088.html).

FORA
Om ni är medlemmar i FORA kan du här fylla i ert FORA-avtalsnummer. Vid årets slut kommer en FORA-rapport kunna exporteras från Personalkollen.

Bankuppgifter

Om era löner betalas ut med hjälp av en bankfil måste dessa uppgifter fyllas i. Du kan få ut dessa uppgifter från din bank om du inte redan har dem tillgängliga. Har du detta ifyllt kan du efter lönekörning ta ut en bankfil som du sedan laddar upp på er bank, signerar och godkänner utbetalningarna. Lönerna betalas sedan ut på utsatt datum. 

Personalkollen rekommenderar BGC KI-filen eller Handelsbankens egna fil eftersom senaste bankkontonumrena då läses över från Personalkollen varje gång filen skickas.

Uppgifter för Svenskt Näringsliv

För att kunna få ut en lönestatistikfil till Svenskt Näringsliv måste dessa uppgifter vara korrekt ifyllda. Mer om detta kan du läsa här

Kostnadsställen /KOSTNADSSTÄLLEN / PERSONALGRUPPER

Det sista som bör göras innan utbildningstillfället är att lägga till Personalgrupper och Kostnadsställen. Du måste lägga till minst ett kostnadsställe och en personalgrupp. Detta gör du under “Inställningar” och undermenyerna “Personalgrupper” samt “Kostnadsställen”.

Kostnadsställen
Kostnadsställen används för att ange i vilken “del” av verksamheten en kostnad ska kostnadsföras mot. Vid schemaläggning får man ange vilket kostnadsställe ett arbetspass ska gå under, och får i och med det då en tydligare överblick i ekonomin kring var i verksamheten de olika kostnaderna härstammar. Exempel på kostnadsställen skulle kunna vara: Kök, Servis, Disk.

Personalgrupper
All personal på arbetsplatsen måste ingå i en personalgrupp. Hur ni väljer att dela upp detta beror helt på er egen verksamhet, men ett exempel på hur det skulle kunna se ut är: Administration, Kök, Servis, Disk osv. Detta är fasta grupper som du kommer se vid schemaläggning, på den ekonomiska överblicken och de ligger även till grund för hur man kan skicka ut meddelanden.

Behöver du fortfarande hjälp? Kontakta oss Kontakta oss